Từ ngày 10/07/2026, USCIS sẽ áp dụng quy định mới liên quan đến chữ ký trên hồ sơ di trú. Theo quy định được đăng trên Federal Register, nếu USCIS đã nhận hồ sơ nhưng sau đó phát hiện hồ sơ thiếu chữ ký hợp lệ, USCIS có thể trả lại hoặc từ chối hồ sơ, tùy từng trường hợp.
Đây là thay đổi đáng chú ý vì một lỗi tưởng nhỏ như chữ ký có thể khiến hồ sơ bị chậm xử lý, phải nộp lại hoặc thậm chí bị từ chối sau khi đã có receipt notice.
Vì sao quy định này quan trọng?
Trước đây, nhiều lỗi chữ ký thường được phát hiện ở bước tiếp nhận hồ sơ. Khi đó, hồ sơ có thể bị trả lại để người nộp sửa và gửi lại.
Nhưng theo quy định mới, nếu USCIS đã tiếp nhận hồ sơ rồi mới phát hiện chữ ký không hợp lệ, cơ quan này vẫn có quyền xử lý nghiêm hơn. Trong trường hợp bị deny, USCIS có thể giữ lại lệ phí nộp hồ sơ và xem hồ sơ là đã được xét xử lý.
Nói đơn giản: chữ ký không còn là chi tiết có thể xem nhẹ khi nộp hồ sơ di trú.
Những lỗi chữ ký cần tránh
Một số lỗi thường gặp có thể khiến hồ sơ gặp rủi ro:
- Gõ tên thay cho chữ ký tay
- Dùng chữ ký đóng dấu
- Copy/paste chữ ký từ file khác
- Dùng chữ ký điện tử như DocuSign cho hồ sơ giấy
- Ký bằng bút chì hoặc chữ ký không đúng yêu cầu
- Bỏ sót chữ ký ở mục bắt buộc
- Người khác ký thay khi không có thẩm quyền hợp lệ
USCIS hiện yêu cầu chữ ký phải là chữ ký hợp lệ theo đúng hướng dẫn của từng loại đơn. Với hồ sơ giấy, bản scan, fax hoặc photocopy vẫn có thể được chấp nhận nếu đó là bản sao của chữ ký tay thật trên bản gốc. Tuy nhiên, tên đánh máy, chữ ký đóng dấu hoặc chữ ký tạo bằng phần mềm thường không được xem là chữ ký hợp lệ, trừ khi hướng dẫn của mẫu đơn cho phép.
Quy định này ảnh hưởng đến những hồ sơ nào?
Quy định về chữ ký có thể ảnh hưởng đến nhiều loại hồ sơ nộp cho USCIS, bao gồm:
- Hồ sơ bảo lãnh gia đình
- Hồ sơ chuyển diện I-485
- Hồ sơ xin thẻ làm việc
- Hồ sơ gia hạn hoặc đổi tình trạng
- Hồ sơ EB-3, H-1B, L-1
- Hồ sơ nhập tịch hoặc các mẫu đơn di trú khác
Vì mỗi mẫu đơn có phần chữ ký riêng, người nộp hồ sơ cần kiểm tra kỹ từng trang trước khi gửi. Một bộ hồ sơ nhiều đơn có thể cần chữ ký của đương đơn, người bảo lãnh, người chuẩn bị hồ sơ hoặc luật sư/đại diện nếu có.
Người nộp hồ sơ nên làm gì trước khi gửi?
Trước khi nộp hồ sơ cho USCIS, bạn nên kiểm tra:
- Đã ký đầy đủ tất cả các mục bắt buộc chưa
- Chữ ký có đúng người cần ký không
- Ngày ký có hợp lý và nhất quán không
- Có dùng nhầm chữ ký điện tử cho hồ sơ giấy không
- Bản scan có phải từ chữ ký tay thật không
- Mẫu đơn mới nhất có yêu cầu chữ ký khác không
Với các hồ sơ quan trọng như I-485, bảo lãnh gia đình, EB-3, H-1B hoặc nhập tịch, nên rà soát kỹ trước khi gửi. Một lỗi nhỏ ở phần chữ ký có thể khiến hồ sơ mất thêm thời gian và phát sinh chi phí không cần thiết.
Pacific Immigration lưu ý
Từ ngày 10/07/2026, người nộp hồ sơ di trú cần cẩn thận hơn với phần chữ ký trên mọi mẫu đơn gửi USCIS.
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh gia đình, thẻ xanh, chuyển diện, hồ sơ việc làm hoặc nhập tịch, đừng chỉ kiểm tra giấy tờ chính. Hãy rà soát cả phần chữ ký, ngày ký và người ký để tránh rủi ro bị trả lại hoặc từ chối hồ sơ.
Pacific Immigration có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ trước khi nộp, giúp bạn chuẩn bị giấy tờ đúng quy định và hạn chế những lỗi nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình di trú.